با استعانت از خداوند متعال و برابر برنامه‌ريزي‌هاي انجام شده، انشاءا… عمليات ثبت‌نام و اعزام معتمرين عزيز طي دو مرحله بشرح ذيل اعلام و آغاز مي‌گردد.
مرحله اول:گروه‌هاي اعزامي از نيمه دوم ماه صفر از 1/10/1392لغايت دهه سوم جماديالاول تا 7/1/1393
مرحله دوم: گروه‌هاي اعزامي در دهه سوم جماديالاول 8/1/1393 لغايت دهه سوم شعبان6/4/1393 ازاين‌رو پذيرش متقاضيان داراي اولويت تشرف در گروه‌هاي مرحله اول از تاريخ 6/9/1392 به ترتيب در هراستان برابراطلاعيه‌هايي خواهد بود که متعاقباً ازسوي هريک از مديريت هاي حج و زيارت استان در جرايد محلي و استاني اعلام و آغاز مي‌گردد.
ضمناً جزئيات گروه‌هاي مرحله دوم، به‌همراه ضوابط و شرايط ثبت‌نام مربوطه در بهمن ماه سال جاري برابر اطلاعيه‌هاي مربوطه اعلام خواهد شد.
الف/ مشمولين ثبت‌نام و تشرف مرحله اول:
1-دارندگان اولويت هاي 1 تا300 بانک ملت که در ثبت‌نام عمومي سال 1387 شرکت نموده و کارت ثبت‌نامي معتبر در دست دارند.
2- آندسته از دارندگان قبوض قديمي بانک ملي ثبت‌نامي تا 5/1/1386که برابر اطلاعيه‌ها و فراخوان سازمان نسبت به تبديل قبوض مذکور به سپرده‌گذاري جديد قبلاً اقدام نموده و اينک کارت ثبت‌نامي جديد در دست دارند.
لازم به توضيح است که به دارندگان قبوض قديمي بانک ملي (تا تاريخ 5/1/1386)که تاکنون براي تبديل آن خود به کارت ثبت‌نامي جديد اقدام ننموده‌اند تأکيد مي‌گردد از تاريخ 2/9/1392 به مدت سه ماه فرصت خواهند داشت تا با مراجعه به شعب بانک ملي ايران نسبت به تبديل قبوض خود اقدام نمايند؛ بديهي است امکان ثبت‌نام در گروه‌هاي عمره قبل از تبديل وجود نخواهد داشت.
تذکر مهم: به کليه مشمولين تشرف درعمره جاري(بند 1 و 2) که حداقل طي دو سال اخير براي تشرف فراخوان و مشرف نگرديدند، تأکيد و توصيه جدي مي‌گردد در سال جاري براي تشرف به گروه‌هاي اعلامي مراجعه و اقدام به ثبت‌نام نمايند. بديهي است درصورت عدم مراجعه سازمان برابر مندرجات پشت کارت ثبت‌نامي براي آنان در آينده تصميم‌گيري خواهد نمود.
کليه افراد بند هاي فوق الذکر که در سالهاي قبل اقدام به ثبت‌نام نزد کارگزاران مجاز نموده ولي به علتي مشرف نشده‌اند و وجوه آنان نزد يکي از شرکت‌هاي مجاز از طرف سازمان يا بانک بوده و بستانکار
مي باشند قبل از مراجعه به دفاتر خدمات زيارتي در روز ثبت‌نام حتماً نسبت به اخذ تأييديه از دفاتر حج و زيارت در استان اقدام و قبض خود را در شعب بانک مربوطه پايدار نمايند.
توضيح مهم:تشرف معتمرين در هر زمان منوط به صدور به موقع رواديد از سوي سفارت کشور عربستان سعودي در ايران و تأييد جداول پروازي مي باشد.
ب/تاريخ پذيرش مشمولين تشرف:
1- اسامي و نشاني دفاتر زيارتي مجاز به همراه تاريخ پرواز،گروه قيمتي و هزينه آن و ساير اطلاعات لازم در هر استان توسط دفاتر حج و زيارت استان در روز دوشنبه به تاريخ 4/9/1392و استان هاي تهران، البرز، قم و قزوين در روز چهارشنبه به تاريخ 6/9/1392از طريق جرايد و رسانه هاي محلي اعلام و تاريخ و نحوه پذيرش متقاضيان نيز برابر زمان‌بندي مربوط هر استان، در دفاتر زيارتي آغاز خواهد شد.
2- تاقبل از اعلام رسمي دفاتر خدمات زيارتي در جرايد، هيچ يک از اين دفاتر مجاز به پذيرش متقاضيان و اخذ مدارک از آنان به هيچ وجه و تحت عناوين ذخيره، ليست انتظار و … نبوده و ثبت‌نام فقط در روز و ساعت اعلام شده از سوي دفتر حج و زيارت استانها با حضور ناظرين مربوط انجام خواهد شد.
لازم به ذکر است چنانچه واجدين شرايط در مهلت مقرر(برابر اطلاعيه استاني دفاتر حج و زيارت) جهت مراجعه واجدين شرايط براي ثبت‌نام و تکميل ظرفيت هاي پروازي اقدام ننمايند سازمان حج و زيارت با دعوت از اولويت هاي بعدي نسبت به تکميل ظرفيت گروه ها اقدام خواهند نمود. ازاين رو از هم اکنون توصيه مي گردد که متقاضيان ظرف مهلتي که تعيين مي گردد به دفاتر خدمات زيارتي مجاز در سطح استان/شهرستان مربوط مراجعه و در گروه و تاريخ مورد نظرشان ثبت‌نام نمايند.
ج/ نحوه ثبت‌نام و مدارک لازم:
1- تشرف معتمرين با گذرنامه عادي(باحداقل 7 ماه اعتبار از تاريخ پرواز گروه وداشتن حداقل 2 صفحه خالي مقابل هم)خواهد بود؛ دريافت گذرنامه جديد و همچنين پرداخت عوارض خروج از کشور به عهده متقاضي بوده و اخذگذرنامه انفرادي براي سايرافراد خانواده(فرزندان دختروپسرکه درزمان پرواز17سال تمام داشته باشند )الزاميست.
2-متقاضي با مراجعه به هريک از دفاتر خدمات زيارتي امکان انتخاب گروه و تاريخ پرواز مورد نظر خود را دارد ازاين رو توصيه مي گردد افراد واجد شرايط با مراجعه به نزديکترين دفتر زيارتي(محل سکونت يا کار) نسبت به انتخاب گروه و رزروجا در ظرفيت خالي گروهها اقدام نمايد.
هنگام مراجعه اوليه به کارگزار مبداء(رزروکننده) اصل کارت ثبت‌نامي بانکي داراي اولويت به همراه کارت يا شماره ملي و ساير مدارکي که در اطلاعيه هاي استاني ذکر مي‌گردد را جهت خود و همراهان درجه اول(همسر-فرزند-پدر- مادر- برادر- خواهر) ارائه نموده و برگه ذخيره جا را دريافت نماييد.
لازم است متقاضيان مندرجات برگه رزرواسيون(ذخيره جا) را بدقت مطالعه نموده و طبق مفاد مطالب ذکر شده ادامه فرآيند را به‌موقع دنبال نمايند.
توضيح مهم: براي متقاضياني که اقدام به ثبت‌نام در پروازهاي يک ماه نخست عمليات مي نمايند ارائه اصل گذرنامه داراي اعتبار الزامي بوده و در اسرع وقت مي بايست مراحل بعدي ثبت‌نام را دنبال و ثبت‌نام خود را قطعي نمايند.
3- با توجه به اينکه ظرفيت هر گروه تعيين و قابليت افزايش ندارد، لذا هنگام مراجعه به دفتر زيارتي به نحوي اقدام شود که جهت خود و همراهان و ساير افرادي که تمايل دارند باهم مشرف شوند واولويت تشرف نيز دارند ثبت‌نام و رزروجاانجام دهند زيرا پس از تکميل ظرفيت گروه، افزايش ظرفيت مقدور نمي باشد از اينرو هنگام ثبت‌نام اوليه (رزرو) دقت لازم را مبذول نموده و مندرجات برگه رزروجارا مطالعه فرمايند.
4- خروج از کشور مشمولين وظيفه عمومي و پرسنل نيروهاي مسلح تابع مقررات مربوطه خواهد بود از اينرو ثبت‌نام آنان در پروازهاي نخستين ماه از اعزام منوط به هماهنگي لازم و ارائه گذرنامه معتبر و يا داراي اجازه خروج ازکشور خواهد بود.
تذکرات مهم
1- امکان انجام ثبت‌نام اوليه و رزرو جا در کليه دفاتر زيارتي مجاز سطح استان که در جرايد محلي از سوي دفاتر حج و زيارت منتشر مي شود وجود دارد ليکن قطعي نمودن ثبت‌نام منوط به مراجعه بموقع به کارگزار مقصد در مهلت تعيين شده خواهد بود (برابر مفاد برگه رزروجا)
2- هزينه هاي سفر مشمولين تشرف که بخش اصلي آن شامل هزينه ارزي و ريالي سفر و بليت هواپيمايي و بخش ديگري از آن که شامل هزينه جلسات آموزشي، هزينه هاي اداري کارگزاران، مدير و معاون راهنما مي باشد طي قبض مابه‌التفاوت توسط متقاضي در بانک عامل قابل واريز خواهد بود که بر اساس ظرفيت هرگروه/ ايستگاه پروازي/ مقصد/ گروه قيمتي تعيين گرديده است که ميبايست برابر قيمت هاي مصوب دفتر حج و زيارت اين جدول در محل ثبت‌نام کارگزار نصبو و قابل رويت باشد.
3- کارگزار زيارتي مجاز به دريافت هيچ گونه وجه نقدي تحت هر عنواني بابت ثبت‌نام نمي باشد.
تذکر: برخي از گروه ها جهت تهيه و تأمين ساک يک شکل(دراندازه هاي استاندارد شرکت هاي هوايي)، البسه و لوازم احرام و طواف و همچنين حمل و نقل از محل سکونت به فرودگاه در داخل کشور و بالعکس بصورت يکجا اقدام مي نمايند که در اين صورت مي بايد در جلسات اول نسبت به انتخاب سه نفر نماينده از بين زائرين اقدام و با نظارت آنان هزينه هاي خريد وسايل مذکور و حمل و نقل محاسبه و دريافت گردد.
